Artikelexport aus Lexware für den Import in desk4 vorbereiten
Nachfolgende Anleitung dient der Anpassung des Artikelexports aus Lexware.
Die Anleitung zum eigentlichen Artikelimport finden Sie hier.
Führen Sie zunächst einen vollständigen Artikelexport in Lexware durch.
Nachfolgend ist beschrieben, wie Sie Ihre Datei für einen Import in desk4 vorbereiten.
Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich nachfolgende Datei zur Hilfe nehmen. Hier finden Sie
alle Spalten aus Lexware
die Bezeichnung der Attribute in desk 4 - falls abweichend von Lexware
Hinweise zur Anpassung.
Die Spalte "Gewichtseinheit" (Pflichtfeld in desk4) wird im Rahmen der nachfolgenden Anleitung gemeinsam mit Ihnen eingefügt.
Anleitung zur Anpassung der Daten (Vor dem Import zu erledigen)
Artikelnummern kontrollieren / anpassen. Möglich sind die Zeichen: A-Z a-z 0-9 _ - . (einschließlich dem Punkt) Es dürfen keine Leerzeichen in der Artikelnummer vorkommen. Auch nicht am Anfang oder am Ende der Nummer. Achten Sie in Ihrer Excel-Datei auch darauf, dass führende 0en nicht versehentlich entfernt werden. Falls dies der Fall sein sollte, können Sie die betreffenden Zellen der Excel-Datei umformatieren.
Warengruppen vor dem Import anlegen oder die Warengruppen vor dem Import aus der Excel-Datei entfernen. Es können nur bereits angelegte Warengruppen zugeordnet werden. Die Warengruppe ist jedoch kein Pflichtfeld und muss nicht importiert werden.
Warengr.-Kurzbez.: Eine Kurzbezeichnung für die Warengruppen gibt es in desk4 nicht. Diese Spalte sollte genutzt werden, um die Steuer für die Artikel einzutragen. Lexware exportiert hier die Namen der einzelnen Warengruppen (in der die Steuer fest enthalten ist). Desk4 benötigt die Steuer als Ganzzahl ohne % - Zeichen. Sie können hierfür folgendermaßen vorgehen:
o Ändern Sie die Überschrift von Warengr.-Kurzbez. in Steuer
o Filtern Sie nach einer Warengruppe
o Schauen Sie in Lexware nach, welchen Steuersatz diese Warengruppe hat.
o Tragen Sie den Steuersatz der Warengruppe als Ganzzahl ohne % - Zeichen in die oberste Zeile der (neuen) Spalte Steuer
o Ziehen Sie den Wert nun runter über alle Zeilen, so, dass dieser Wert in jeder Zeile eingetragen ist
Gehen Sie auf diese Weise alle Warengruppen durch, die Steuer muss vor dem Import in jeder Zeile eingetragen sein. Ändern Sie die Überschrift zur besseren Orientierung beim Mapping in Steuer.
Einheit in jeder Zeile einfügen, z.B. "Stück". Die Einheiten vor dem Import in desk4 anlegen. Die Mengeneinheit ist ein Pflichtfeld.
Gewicht ohne dazugehörige Einheit in der Excel-Datei eintragen - falls diese in desk4 eingetragen werden soll.
Gewichtseinheit ergänzen: Fügen Sie direkt nach der Spalte "Gewicht" eine Spalte Gewichtseinheit hinzu, in der Sie in jeder Zeile die Gewichtseinheit eintragen - falls Sie das Gewicht und die passende Gewichtseinheit in desk4 importieren möchten. Bei Lexware ist das Gewicht immer in Kilo angegeben.
Die Gewichtseinheit muss vor dem Import in desk4 angelegt sein (die Gewichtseinheiten Kilogramm und Gramm sind standardmäßig schon im System angelegt).
Warengruppenkonten: Die Warengruppenkonten sind bei uns im Mapping nicht enthalten, da die Konten in den desk4 Grundeinstellungen z.B. je Filiale oder je Warengruppe zugeordnet werden können. Wenn Sie die Warengruppen-Konten im Mapping pro einzelnem Artikel zuordnen möchten, können Sie dies aber selbstverständlich auch. Falls 0-Werte in den Spalten der Warengruppenkonten stehen, tragen Sie entweder die richtigen Werte in die Spalten ein, entfernen die 0-Werte oder ignorieren die betreffenden Spalten beim Mapping. Es gibt kein Steuerkonto mit der 0. Von Lexware wird die 0 eingetragen, wenn kein Konto hinterlegt ist.
Preise werden als Netto-Preise in desk4 importiert. Wenn die Preise bei Ihnen als Brutto-Preise angegeben sind (Standard bei Lexware), sind diese vor dem Import umzurechnen. Sie können sich für den Umrechnungsvorgang weitere Spalten in Ihrer Excel-Datei anlegen, die aber vor dem Import wieder gelöscht werden müssen.
Lagerartikel (Bestandsartikel): Ersetzen Sie bei Lagerartikeln das J durch eine 1 und das N durch eine 0 (durch "Suchen" und "Ersetzen" in Excel).
EK Preis Lf.1: diese Spalte können Sie nutzen, um den "Benutzer Einkaufspreis" zu hinterlegen. In desk4 gibt es 3 Eingabefelder für den Einkaufspreis:
o den "letzten Einkaufspreis" (der Einkaufspreis des letzten Wareneingangs wird automatisch hier eingetragen)
o das "Einkaufsmittel" (ein berechnetes Mittel = der Durchschnitt aus Menge und Wert wird automatisch hier eingetragen)
o den "Benutzer Einkaufspreis" (hier können Sie selbst einen Einkaufspreis hinterlegen, den Sie auch für Auswertungen benutzen können
Gesperrte Artikel heißen in desk4 Archiv. Gesperrte Artikel sind in Belegen nicht auswählbar und werden in der Übersicht der Belege nur angezeigt, wenn das Häkchen bei "Archivierte anzeigen" gesetzt ist. Ersetzen Sie für die Einträge das J durch eine 1 und das N durch eine 0.
Internet (Shopartikel) bestimmt, ob dieser Artikel mit dem Shop synchronisiert werden soll). Ersetzen Sie das J durch eine 1 und das N durch eine 0.
Beim Mapping ignorieren
Einige Spalten können (noch) nicht von uns importiert werden und sollten beim Mapping ignoriert werden.
Falls Sie das fertig erstellte Mapping für den Artikelimport aus Lexware benutzen möchten (siehe weiter unten die Datei "Artikelimport Lexware.json") , so entfernen Sie die übeflüssigen Spalten nicht, sondern ignorieren diese einfach.
Hierzu zählen die Spalten:
Warengr.-Kurzbez.
Matchcode
Preis pro Anzahl
Preis 2, Preis 3, Preis I/1, Preis I/2, Preis I/3, Preis II/1, Preis II/2, Preis II/3, Preis III/1, Preis III/2, Preis III/3 (Evtl. wird der Artikelimport um weitere Preislisten und Staffelpreise ergänzt. Momentan ist dies jedoch noch nicht möglich.)
B/N
EK Preis Lf.2, Staffelmenge 1, Staffelmenge 2, Staffelmenge 3, Lieferantennummer 1, Lieferantennummer 2, Bestellmenge Lf.1, Bestellmenge Lf.2, Bestellnr. Lf.1, Bestellnr. Lf.2, Lieferzeit Lf.1, Lieferzeit Lf.2, EK Preis pro Lf. 1, EK Preis pro Lf. 2, Rohgewinn
Sperrgrund
Stückliste
Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2, Benutzerdefiniert 3, Reserviert
Benutzerdefiniert 4, Benutzerdefiniert 5, Benutzerdefiniert 6
Falls Sie nach obiger Anleitung vorgegangen sind, können Sie nachfolgende Artikelimportvorlage importieren. Diese enthält das Mapping (die einzelne Zuordnung der Excel-Spalten zu den desk4-Attributen).
Schauen Sie vor dem Export im Mapping, ob alle Spalten wie gewünscht zugeordnet sind.
Mehr dazu finden Sie in der Anleitung für den Artikelimport.
Wenn Ihre Daten nun vorbereitet sind, können diese in desk4 importiert werden.
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